Tłumaczenie kart charakterystyki (SDS) w UE: wymagania REACH/CLP, języki, aktualizacje i zmiany 2020/878 oraz 2023/707

Jakie akty prawne regulują SDS i dlaczego to ważne przy tłumaczeniu

REACH – obowiązek dostarczania, język i aktualizacje (art. 31)

REACH określa „kiedy i jak” SDS musi być dostarczona (w tym bezpłatnie przy pierwszej dostawie), oraz kiedy trzeba ją aktualizować i ponownie rozesłać odbiorcom.

Załącznik II (po 2020/878) – szczegółowe wymagania treści i układu

Załącznik II zawiera wymagania „sekcja po sekcji”. Rozporządzenie 2020/878 zastąpiło treść Załącznika II i wprowadziło m.in. doprecyzowania dotyczące nanoform, informacji o zaburzaniu gospodarki hormonalnej oraz spójności z rozwiązaniami CLP dotyczącymi UFI.

CLP i zmiany 2023/707 – nowe klasy zagrożeń, które trafiają do SDS

Rozporządzenie delegowane 2023/707 dodało nowe klasy zagrożeń (m.in. endocrine disruptors oraz klasy PBT/vPvB i PMT/vPvM), wraz z terminami stosowania dla substancji i mieszanin. To ma bezpośrednie przełożenie na treść SDS w częściach zależnych od klasyfikacji i komunikacji zagrożeń.

Chcesz dowiedzieć się, jak wygląda proces tłumaczenia dokumentacji w praktyce?

Sprawdź szczegóły naszej usługi tłumaczeń dokumentacji technicznej.

👉 Zobacz tłumaczenia techniczne

Kiedy SDS jest obowiązkowy, kiedy „na żądanie”, a kiedy wystarczy art. 32

SDS obowiązkowy – podstawowe przypadki

W typowym ujęciu SDS jest wymagana m.in. wtedy, gdy substancja lub mieszanina jest zaklasyfikowana jako niebezpieczna (wg CLP). REACH przewiduje też obowiązek dostarczania SDS w innych sytuacjach wskazanych w art. 31 (np. określone kategorie substancji). 

Dostawca przekazuje odbiorcy SDS sporządzoną zgodnie z załącznikiem II m.in. wtedy, gdy:

• substancja lub mieszanina spełnia kryteria klasyfikacji jako niebezpieczna zgodnie z CLP, albo

• substancja jest PBT/vPvB (trwała, bioakumulacyjna i toksyczna / bardzo trwała i bardzo bioakumulacyjna) – według kryteriów REACH, albo

• SDS jest wymagana przez inne przesłanki wskazane w art. 31 (np. związane z procedurami REACH).

Przykład: Jeśli produkt jest sklasyfikowany i oznakowany jako „łatwopalny” albo „drażniący” zgodnie z CLP, to SDS nie jest opcją – musi być dostarczona odbiorcy w łańcuchu dostaw.

SDS „na żądanie” dla mieszanin niezaklasyfikowanych jako niebezpieczne – progi i rodzaje składników

REACH art. 31 ust. 3 przewiduje, że odbiorca może zażądać SDS dla mieszaniny, która sama nie spełnia kryteriów klasyfikacji jako niebezpieczna, ale zawiera określone składniki powyżej wskazanych progów (np. substancje stwarzające zagrożenie, określone klasy CMR kat. 2, uczulające, PBT/vPvB, substancje z listy kandydackiej itp.).

Są też sytuacje, kiedy mieszanina nie jest sklasyfikowana jako niebezpieczna, a mimo to odbiorca może żądać SDS. Mechanizm opiera się na progach stężeń składników:

• dla mieszanin niegazowych: gdy zawierają substancję stwarzającą zagrożenie w stężeniu ≥ 1% (m/m),

• dla mieszanin gazowych: gdy zawierają substancję stwarzającą zagrożenie w stężeniu ≥ 0,2% (v/v),

• oraz gdy zawierają substancje o określonych właściwościach w stężeniu ≥ 0,1% (m/m) (np. wybrane kategorie zagrożeń, PBT/vPvB, substancje z listy kandydackiej, itp.).

Przykład: Masz detergent przemysłowy, który jako całość nie spełnia kryteriów klasyfikacji jako niebezpieczny. Ale zawiera 1,2% składnika zaklasyfikowanego jako stwarzający zagrożenie. W takim układzie odbiorca profesjonalny może zażądać SDS – i dostawca powinien ją udostępnić zgodnie z art. 31.

Wyjątek dla wyrobów dla ogółu społeczeństwa

REACH dopuszcza sytuację, w której SDS „nie musi” być dostarczana dla niektórych produktów oferowanych/sprzedawanych ogółowi społeczeństwa, jeśli przekazane informacje są wystarczające do podjęcia niezbędnych środków ochrony zdrowia, bezpieczeństwa i środowiska — z zastrzeżeniem, że downstream user lub dystrybutor może jej zażądać.

Forma i termin przekazania SDS

SDS ma być dostarczona bezpłatnie, na papierze lub elektronicznie, najpóźniej w dniu pierwszej dostawy substancji/mieszaniny.

Przykład: Jeżeli wysyłasz pierwszą partię produktu do nowego klienta B2B, SDS powinna dotrzeć do niego najpóźniej w momencie dostawy – nie „po tygodniu, jak ktoś poprosi”.

W jakim języku trzeba udostępnić SDS (i co to znaczy dla tłumaczenia)

Zasada języka urzędowego państwa członkowskiego

REACH wymaga, aby SDS była dostarczona w języku urzędowym państwa członkowskiego, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu – chyba że to państwo postanowi inaczej.

Przykład (sprzedaż wielokrajowa):Sprzedajesz ten sam produkt do Polski, Niemiec i Włoch. Formalnie oznacza to konieczność posiadania SDS w odpowiednich językach rynków docelowych (zgodnie z wymaganiami tych państw). Sama SDS po angielsku „dla całej UE” zwykle nie spełnia zasady językowej, jeśli dany rynek wymaga języka lokalnego.

Język ma być „czytelny” – nie tylko poprawny gramatycznie

Załącznik II REACH wymaga, aby informacje w SDS były napisane jasno i zwięźle, a SDS przygotowana przez kompetentną osobę.Dodatkowo język ma być prosty i precyzyjny – należy unikać żargonu, skrótów i akronimów, a także stwierdzeń typu „bezpieczny” lub „nieszkodliwy”, jeśli są niespójne z klasyfikacją.

Przykład (dlaczego to ważne w tłumaczeniu):Jeżeli w sekcji 2 SDS produkt ma klasyfikację zagrożeń (CLP), a w innym miejscu tłumaczenie „wygładza” sens i sugeruje brak ryzyka (np. „produkt jest bezpieczny przy normalnym użyciu”), to tworzy się niespójność – której załącznik II wprost zabrania.

Struktura SDS i wymagania treści: załącznik II REACH (aktualizowany przez 2020/878)

Dlaczego „format” ma znaczenie prawne

REACH wymaga, aby SDS była sporządzona zgodnie z załącznikiem II. W praktyce oznacza to m.in. konieczność zachowania wymaganej struktury, logiki sekcji oraz zgodności informacji pomiędzy sekcjami (np. klasyfikacja w sekcji 2 musi „trzymać się” składu i klasyfikacji składników z sekcji 3). 

SDS musi zawierać 16 określonych nagłówków, m.in.:

1. Identyfikacja

2. Identyfikacja zagrożeń

3. Skład

4. Pierwsza pomoc

5. Postępowanie w przypadku pożaru

6. Postępowanie w przypadku niezamierzonego uwolnienia

7. itd....

Więcej na temat formalnych elementów karty charakterystyki SDS znajdziesz w naszym artykule:

👉 Zawartość i elementy formalne karty charakterystyki

Zmiany (UE) 2020/878 – co warto wiedzieć przy aktualizacji i tłumaczeniu

Rozporządzenie (UE) 2020/878 zaktualizowało wymagania załącznika II w celu dostosowania m.in. do:

• zmian w CLP,

• informacji o nanoformach,

• nowych obowiązków/formatów związanych z endocrine disruptors (wymogi informacyjne),

• oraz tego, że w określonych przypadkach UFI może być wskazywany wyłącznie w SDS (dla mieszanin niebezpiecznych dostarczanych do użytku w zakładach przemysłowych).

Przykład (nanoforma jako typowa „pułapka”): Jeśli w SDS źródłowej pojawiają się informacje o nanoformach, tłumaczenie nie może ich „zgubić” ani uogólnić, bo to nie jest ozdobnik – to element wymaganej komunikacji zagrożeń i bezpiecznego stosowania, który wpływa na ocenę ryzyka.

Przepis przejściowy 2020/878 – dlaczego w praktyce spotkasz „stare” SDS-y

2020/878 przewidziało, że SDS sporządzone zgodnie z poprzednimi wymaganiami mogły być nadal dostarczane do 31 grudnia 2022 r. (przepis przejściowy).

Przykład (audyt dokumentacji): Jeżeli w 2026 r. dostajesz od dostawcy SDS z układem i treścią sprzed zmian, to nie jest automatycznie dowód „nielegalności” wyłącznie z powodu daty na dokumencie – ale jest sygnał do weryfikacji, czy SDS faktycznie odpowiada obecnym wymaganiom załącznika II i aktualnej klasyfikacji.

Aktualizacja SDS: kiedy trzeba zmienić dokument i co musi się pojawić w nowej wersji

Kiedy aktualizacja jest obowiązkowa (art. 31 ust. 9 REACH)

REACH wymaga aktualizacji SDS „bez zbędnej zwłoki” m.in. gdy:

• pojawią się nowe informacje mogące wpływać na środki zarządzania ryzykiem lub nowe informacje o zagrożeniach,

• udzielono lub odmówiono zezwolenia,

• nałożono ograniczenie.

Kto musi dostać zaktualizowaną SDS

Zaktualizowana SDS musi zostać dostarczona wszystkim odbiorcom, którym dostarczono substancję/mieszaninę w ciągu poprzednich 12 miesięcy.

Przykład (wymóg „12 miesięcy” w praktyce):Jeśli aktualizujesz SDS w marcu, musisz wysłać ją także do klientów, którzy kupili produkt w ostatnim roku (np. w czerwcu, wrześniu, grudniu). To typowy obszar, gdzie firmy „gubią” obowiązek – bo system sprzedaży i system dokumentacji nie są ze sobą powiązane.

Jak oznaczać rewizję (żeby spełnić wymogi)

Załącznik II wymaga m.in. wskazania daty, identyfikacji rewizji („Revision: (date)”) i takiego oznaczenia wersji/rewizji, żeby było jasne, co zostało zastąpione. Zmiany powinny być wskazane (np. w sekcji 16), o ile nie zaznaczono ich gdzie indziej.

Przykład (czytelność dla odbiorcy):Wiele SDS ma na pierwszej stronie kilka dat: „data wydania”, „data druku”, „data aktualizacji”. Wymóg idzie w stronę jednoznaczności: odbiorca ma móc szybko ustalić, czy dokument jest nową wersją, oraz co zastąpił.

Nowe klasy zagrożeń CLP (2023/707) i wpływ na SDS oraz tłumaczenia

Co się zmienia i od kiedy – daty, które realnie wpływają na dokumentację

Rozporządzenie (UE) 2023/707 wprowadza nowe klasy zagrożeń w CLP. Dla praktyki SDS ważne są terminy stosowania i przepisy przejściowe (rozróżnione dla substancji i mieszanin):

• nowe wymogi zaczynają obowiązywać dla substancji od 1 maja 2025 r., z określonymi okresami przejściowymi (w tym data 1 listopada 2026 r. w przepisach przejściowych),

• dla mieszanin kluczowa jest data 1 maja 2026 r., a dla mieszanin wprowadzonych przed tą datą przewidziano możliwość dalszego obrotu na dotychczasowych zasadach do 1 maja 2028 r. (przepis przejściowy).

Przykład (dlaczego tłumaczenie będzie częściej „ruszane”): Jeżeli w wyniku nowych klas zagrożeń zmienia się klasyfikacja produktu lub pojawiają się nowe informacje o zagrożeniach, to uruchamia się obowiązek aktualizacji SDS „bez zbędnej zwłoki” (art. 31 ust. 9). W efekcie nawet w okresach przejściowych rynek może wymuszać aktualizacje wcześniej, bo klienci oczekują SDS odzwierciedlającej aktualną wiedzę o zagrożeniach.

Przykład: nowe zwroty EUH dotyczące zagrożeń dla zasobów wodnych

2023/707 wprowadza m.in. nowe zwroty EUH związane z zagrożeniem dla zasobów wodnych (np. EUH450, EUH451 – treść zwrotów jest określona w regulacji).

Przykład (tłumaczeniowa „zasada bezpieczeństwa”):Jeśli w SDS/etykiecie pojawia się kod EUH, tłumaczenie nie może „zamieniać” kodu – kod musi zostać, a brzmienie zwrotu powinno być zgodne z brzmieniem przewidzianym w systemie CLP dla danego języka (czyli bez parafraz).

SDS „na żądanie” przy ED kat. 2 – ważna doprecyzowana zasada

W ramach zmian związanych z nowymi klasami zagrożeń pojawia się doprecyzowanie dotyczące sytuacji, gdy w mieszaninie znajduje się składnik sklasyfikowany jako endocrine disruptor (kategoria 2) – w takim przypadku SDS ma być dostępna na żądanie, gdy stężenie osiąga ≥ 0,1%.

Przykład (zrozumienie „na żądanie”): Formulator ma mieszaninę niesklasyfikowaną jako niebezpieczna. Zawiera ona 0,12% składnika sklasyfikowanego jako ED (kat. 2). W takim scenariuszu klient profesjonalny może zażądać SDS – i organizacja powinna mieć gotowy proces, żeby SDS dostarczyć i udokumentować.

Tłumaczenie SDS jako proces zgodności: co sprawdzać, zanim zaczniesz tłumaczyć

1) Czy SDS źródłowa jest aktualna i zgodna z załącznikiem II

Zanim cokolwiek przetłumaczysz, sprawdź, czy SDS:

• jest w układzie wymaganym przez załącznik II,

• ma jasne oznaczenie rewizji/wersji,

• odpowiada aktualnej klasyfikacji i informacjom o zagrożeniach (w tym „nowym” zmianom CLP, jeśli mają zastosowanie).

2) Spójność sekcji – typowe miejsca, gdzie tłumaczenie „psuje” dokument

Najczęstsze problemy w tłumaczeniu SDS nie są językowe, tylko logiczne:

• sekcja 2 (zagrożenia i elementy oznakowania) nie zgadza się z sekcją 3 (skład),

• sekcje środków ostrożności (np. magazynowanie, postępowanie w razie pożaru) są tłumaczone w sposób, który „zmienia sens” zaleceń,

• pojawiają się zakazane sformułowania typu „bezpieczny/nieszkodliwy” wbrew klasyfikacji.

Przykład (prosta kontrola jakości): Jeżeli tłumaczenie sekcji 2 sugeruje, że produkt „nie stwarza zagrożenia”, a sekcja 2 jednocześnie zawiera klasyfikację CLP – to jest sygnał alarmowy.

3) Kompetentna osoba i „język użytkownika”

SDS ma być przygotowana przez kompetentną osobę i napisana z myślą o odbiorcy (np. użytkownik profesjonalny w zakładzie). To wprost przekłada się na styl tłumaczenia: ma być czytelnie, bez nadmiernych skrótów, bez „marketingu”, bez niejednoznaczności.

Masz pytania dotyczące tłumaczenia kart charakterystyki SDS?

Sprawdź inne nasze materiały dotyczące elementów karty charakterystyki lub umów się na bezpłatną konsultację

👉 Bezpłatna konsultacja

Często zadawane pytania (FAQ)